Por qué la flexibilidad en las plataformas e-learning es vital en la nueva realidad

La flexibilidad en una plataforma e-learning es vital porque permite adaptar el sistema a la estructura, los procesos y la imagen de cada organización, integrarlo con otras herramientas y controlar los costos. Por eso, las soluciones de código abierto como Moodle y Totara Learn compiten hoy con fuerza frente a las plataformas propietarias. En este artículo repasamos siete razones, ilustradas con casos reales de grandes empresas.

El auge del código abierto en la formación corporativa

El código abierto lleva muchos años presente en el mercado de las tecnologías de la información, y soluciones como Moodle y Totara Learn han ganado terreno de forma progresiva tanto en el sector educativo como en el corporativo.

Con la llegada de la pandemia, muchas empresas tuvieron que «correr» para contar con un sistema e-learning que les ayudara a gestionar sus procesos de formación. Desde entonces, al seleccionar una plataforma se valoran cada vez más aspectos como la autonomía y la flexibilidad de personalización, y el código abierto (open source) se ha convertido en protagonista frente a soluciones propietarias muy consolidadas.

Lo que contaron las empresas en el webinar

Estas ideas se debatieron en un webinar patrocinado por Actua Solutions y organizado por RRHH Digital, reseñado en este blog en 2023. El encuentro sirvió para conocer por qué grandes empresas eligieron soluciones de código abierto para responder a sus exigencias corporativas. Participaron:

• Miquel Gómez, Global Training Manager de Glovo.
• Margarita González del Hierro, Head of Training de Genially.
• Juan José Prieto, director de Formación y Desarrollo de Venta Directa de Grupo Planeta.

A continuación resumimos los aspectos que explican por qué la flexibilidad en las plataformas e-learning es vital en esta nueva realidad.

7 razones por las que la flexibilidad es clave en una plataforma e-learning

1. Máxima rentabilidad

El código abierto también abrió nuevas perspectivas en términos económicos. Invertir una suma importante en licencias de sistemas costosos reduce el presupuesto disponible para otras áreas clave del proyecto formativo, como:

• La gestión y el desarrollo de contenidos.
• Las estrategias de gamificación.
• El marketing de la formación.
• El coaching y el acompañamiento a los participantes.

2. Autonomía para el cliente

La tendencia es que las organizaciones tengan la máxima autonomía para administrar su plataforma. Y no solo eso: también para decidir si alojan la tecnología en su propia infraestructura, cómo integrarla con distintas bases de datos y con qué proveedor trabajar, sin quedar atadas a uno solo. Esta libertad de desarrollo es clave para responder a las nuevas necesidades de las organizaciones.

3. Adaptabilidad a diferentes jerarquías corporativas

Existen muchos tipos de organigramas. Además del clásico esquema jerárquico, hay variantes como la estructura matricial, en la que el trabajo se organiza en función de dos ejes: funciones y proyectos.

Es el caso de Grupo Planeta, cuya organización requería una plataforma muy versátil, como Totara Learn, capaz de adaptarse a sus jerarquías de posiciones y formar a los empleados de su canal de venta directa. «Trabajar sobre una base matricial es algo muy difícil», explicó Juan José Prieto en el webinar. «El trabajo que hicimos entre Actua Solutions, nuestro departamento de sistemas y nuestro departamento de formación fue mano a mano. Lo importante era la flexibilidad, y que la solución se acabe adaptando a tu realidad».

Según se expuso, tras un año con su propuesta de blended learning operativa, Grupo Planeta había generado 1000 matrículas y 55 000 horas de formación.

4. Integración orgánica entre ecosistemas

Integrar el LMS con otros sistemas —CRM, herramientas de videoconferencia como Zoom, soluciones de gamificación o de analítica— es fundamental para optimizar el funcionamiento y la transversalidad de la propuesta tecnológica. Una plataforma abierta facilita estas conexiones mediante API, plugins y estándares. En AulasMoodle desarrollamos este tipo de integraciones para Moodle.

5. Personalización de las funcionalidades

Las plataformas propietarias suelen ofrecer un conjunto fijo de funcionalidades. El problema surge ante una pregunta: ¿qué pasa si necesito una funcionalidad específica? En ese caso, no será posible desarrollarla a menos que el propietario de la tecnología lo permita o lo haga él mismo. Con una solución de código abierto, esas limitaciones desaparecen: cualquier desarrollador puede crear o adaptar módulos según las necesidades de la organización, por ejemplo mediante plugins y módulos a medida.

6. Adaptación gráfica óptima del LMS

Las soluciones rígidas suelen ofrecer poca versatilidad visual. Genially encontró la personalización que buscaba al trabajar con Moodle junto a Actua Solutions. «Hubo mucho esfuerzo para que todo quedara como queríamos», señaló Margarita González. «En el proyecto existía una parte importante de personalización estética», algo que se reflejó en el rediseño de cada detalle gráfico de Genially Academy, su plataforma de formación orientada al cliente final.

7. Reportes personalizados

Los reportes o informes son especialmente relevantes cuando una empresa debe compartir datos con socios o empresas colaboradoras. Glovo no podía lograrlo con su anterior plataforma propietaria y resolvió sus requerimientos implementando Totara Learn con Actua Solutions.

«En la anterior plataforma teníamos problemas con los reportes, especialmente en lo relativo a audiencias. Nosotros no solo rendimos cuentas al cliente, sino también al partner y al repartidor», explicó Miquel Gómez. «La plataforma anterior no nos permitía asignar cursos específicos a las personas que daban servicio a nuestros clientes». Además, el nuevo proyecto permitió a la compañía aplicar la imagen de marca deseada en su plataforma de formación.

Cómo aprovechar la flexibilidad de Moodle en tu organización

Los casos anteriores muestran que la flexibilidad no es un lujo, sino una condición para que la plataforma se adapte a la organización y no al revés. Para aprovecharla:

1. Define tus necesidades reales: estructura de usuarios, tipos de cursos, integraciones e informes que necesitas.
2. Elige la infraestructura: alojamiento propio, servidor en la nube o un servicio gestionado.
3. Personaliza con criterio: prioriza los desarrollos que aporten más valor y mantén la plataforma actualizada.
4. Mide los resultados: usa reportes para evaluar la participación y el impacto de la formación.

Conclusión

La flexibilidad de las plataformas e-learning de código abierto permite optimizar la inversión, ganar autonomía, adaptarse a estructuras complejas, integrarse con otros sistemas y personalizar tanto las funciones como la imagen y los reportes. Los casos de Glovo, Genially y Grupo Planeta demuestran que una plataforma adaptable responde mejor a las exigencias de la formación actual.